Reprezentacinės sąnaudos: kiek atskaitoma ir kokių dokumentų reikia

Reprezentacinės sąnaudos — tai įmonės išlaidos verslo ryšiams su klientais ar partneriais užmegzti ar pagerinti, pavyzdžiui, verslo pietūs ar priėmimas partneriams. Pelno mokesčiui atskaitoma ne daugiau kaip 50 % šių sąnaudų ir ne daugiau kaip 2 % įmonės pajamų per mokestinį laikotarpį, o pirkimo PVM atskaitoma tik pusė. Kadangi šios išlaidos patiriamos konkrečių asmenų naudai, kiekvieną atvejį verta pagrįsti dokumentu, kuriame nurodytas tikslas ir dalyviai.

Kas laikoma reprezentacinėmis sąnaudomis

Pagal Pelno mokesčio įstatymo (PMĮ) 22 straipsnį reprezentacinės sąnaudos — įmonės lėšos, skiriamos naujiems verslo ryšiams su kitomis įmonėmis ar fiziniais asmenimis užmegzti arba esamiems pagerinti. Jos patiriamos konkrečių asmenų naudai.

Reprezentacinėms sąnaudoms nepriskiriamos:

• išlaidos savo darbuotojams, akcininkams, savininkams, kontroliuojamoms ar kontroliuojančioms įmonėms — įmonės šventėms darbuotojams taikomos kitos taisyklės;
• išlaidos, patirtos per akcininkus ar pajininkus, jei jie nėra įmonės darbuotojai;
• azartinių lošimų išlaidos.

Reklamos sąnaudos apibrėžiamos atskirai: tai informacijos apie įmonės veiklą skleidimas esamiems ar potencialiems pirkėjams. 50 % ir 2 % ribos taikomos tik reprezentacinėms sąnaudoms.

Kiek atskaitoma pelno mokesčiui

Iš pajamų atskaitoma ne daugiau kaip 50 % reprezentacinių sąnaudų, o atskaitoma suma negali viršyti 2 % įmonės pajamų per mokestinį laikotarpį. Ribą viršijanti dalis yra neleidžiami atskaitymai, todėl pelno mokestis nuo jos mokamas.

Sąlyginis pavyzdys: įmonės metinės pajamos — 150 000 €, reprezentacinės sąnaudos — 8 000 €. Pusė sąnaudų yra 4 000 €, tačiau 2 % pajamų — tik 3 000 €. Todėl atskaitoma 3 000 €, o likę 5 000 € apmokestinami. Abi ribos taikomos visam mokestiniam laikotarpiui, todėl galutinė atskaitoma suma apskaičiuojama metinėje pelno mokesčio deklaracijoje.

Ši taisyklė taikoma pelno mokesčio mokėtojams, pavyzdžiui, UAB ir MB.

PVM atskaita

Jei išlaidos pagal pelno mokesčio taisykles priskiriamos reprezentacinėms sąnaudoms, neatskaitoma 50 % jų pirkimo PVM — t. y. atskaitoma pusė. Jei reprezentacijai įsigytų prekių ar paslaugų išlaidos reprezentacinėmis sąnaudomis nelaikomos, PVM neatskaitomas visai (PVMĮ 62 str.).

PVM atskaitai reikia PVM sąskaitos faktūros, kurioje pirkėjas — jūsų įmonė. Pagal kasos aparato kvitą išlaidos sąnaudomis pripažįstamos tik tada, kai pirkinio vertė su PVM neviršija 100 €.

Dovanos verslo partneriams

Dovanos, išskyrus dovanas darbuotojams, PMĮ 31 straipsnyje priskirtos neleidžiamiems atskaitymams. Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) aiškinimu, reprezentacinėmis sąnaudomis gali būti laikomos tik smulkios reprezentatyvios dovanos konkretiems asmenims: suvenyrai su įmonės pavadinimu ar simboliu, knygos, rašikliai, kanceliarinės prekės, gėlės. Joms taikomos tos pačios 50 % ir 2 % ribos, o dokumentuose turi matytis, kam, kada ir kokiu tikslu dovana įteikta. Didesnės vertės dovanos, pavyzdžiui, buitinė ar kompiuterinė technika, sporto inventorius ar poilsinė kelionė, reprezentacija nelaikomos, todėl jų išlaidos iš pajamų neatskaitomos.

PVM požiūriu Vyriausybės nutarimas Nr. 861 dovanų perdavimą verslo ryšiams užmegzti ar plėtoti vadina reprezentacija. Jei dovanų pirkimo PVM buvo atskaitytas, pardavimo PVM skaičiuoti nereikia, kai vienas asmuo gauna dovanų, kurių apmokestinamoji vertė neviršija 75 €. Mokesčių administratorius vertina ir tai, kaip dažnai dovanos teikiamos tam pačiam asmeniui, kad riba nebūtų apeinama skaidant dovanas.

Kokių dokumentų reikia

Ribas ir PVM atskaitą apskaitoje pritaiko buhalteris, tačiau informaciją apie kiekvieną renginį ar dovanų įteikimą turi pateikti įmonė. Patogiausia ją surašyti reprezentacinių sąnaudų akte. Jame nurodykite:

1. datą ir vietą;
2. tikslą, pavyzdžiui, derybas dėl sutarties;
3. svečius — vardus, pavardes ir atstovaujamas įmones;
4. jūsų įmonės atstovus;
5. išlaidų dokumentus ir sumas;
6. vadovo patvirtinimą.

Finansinės apskaitos įstatymas reikalauja, kad vidiniame apskaitos dokumente matytųsi operacijos data, turinys ir suma, o įmonė prireikus turi pagrįsti apskaičiuotą sumą. Aktas su dalyviais padeda įrodyti ir tai, kad išlaidos patirtos verslo ryšiams, o ne darbuotojų ar savininkų reikmėms.

Jei tokių išlaidų būna dažnai, patogu vadovo įsakymu nustatyti vidaus tvarką: kas gali patirti reprezentacijos išlaidas, kaip jos suderinamos ir kas pasirašo aktus. Tada visi atvejai dokumentuojami vienodai, o buhalteriui nereikia kaskart ieškoti trūkstamos informacijos.

Dažnos klaidos

• Reprezentacijai priskiriamos darbuotojų šventės ar akcininkų išlaidos.
• Atskaitomas visas PVM, o ne pusė.
• Pamirštama 2 % pajamų riba, kuri ypač aktuali įmonėms su nedidelėmis pajamomis.
• Nėra dokumento, iš kurio matytų, su kuo ir kokiu tikslu susitikta.
• Išlaidos pagrįstos tik kasos kvitu, nors pirkinio vertė viršija 100 €.