Kaip pasirinkti buhalterį: ką paklausti prieš pasirašant sutartį

Buhalterį ar apskaitos įmonę verta rinktis ne vien pagal kainą, o pagal tai, ar sutartyje aiškiai parašyta, kas įeina į paslaugą, kas ir iki kada teikia deklaracijas ir kas atlygina žalą dėl klaidų. Pagal įstatymą apskaitą organizuoja įmonės vadovas, o VMI baudą už per mažai apskaičiuotą mokestį skiria pačiai įmonei. Todėl prieš pasirašydami užduokite toliau išvardytus klausimus.

Kas atsako už apskaitą

Finansinės apskaitos įstatymas numato, kad apskaitą organizuoja įmonės vadovas: jis parenka apskaitą tvarkantį asmenį ir turi laiku pateikti jam teisingą informaciją apie ūkines operacijas. Dalį vadovo pareigų gali atlikti apskaitos paslaugas teikianti įmonė, jeigu taip parašyta sutartyje.

Apskaitos paslaugas teikianti įmonė per 5 darbo dienas nuo veiklos pradžios privalo apie ją pranešti Registrų centrui, o savarankiškai dirbantis buhalteris — VMI. Be to, vadovauti apskaitos įmonei ar savarankiškai teikti apskaitos paslaugas negali asmenys, neseniai nuteisti už tam tikrus nusikaltimus.

Jei VMI patikrinimo metu nustato, kad mokesčio sumokėta per mažai, įmonei priskaičiuojamas trūkstamas mokestis ir gali būti skirta 20–100 % jo dydžio bauda. Šios baudos išvengiama, jei klaidą ištaisote patys ir patikslinate deklaraciją dar prieš VMI pavedimą jus tikrinti. Todėl paklauskite, kaip teikėjas elgiasi radęs klaidą.

Įmonė VMI nurodo ir apskaitą tvarkantį asmenį: tai daroma pranešimu FR0791 per 5 darbo dienas nuo įregistravimo ar duomenų pasikeitimo. Šie duomenys numatyti ir nuo 2026 m. liepos 1 d. galiojančiuose Mokesčių mokėtojų registro ir mokesčių administravimo informacinės sistemos nuostatuose.

Klausimai apie kainą ir darbų apimtį

• Kokie darbai įeina į mėnesio kainą: ūkinių operacijų registravimas, PVM deklaracija ir i.SAF, darbo užmokestis, GPM313 ir „Sodros“ pranešimai?
• Ar įeina metinės finansinės ataskaitos ir pelno mokesčio deklaracija, ar už jas mokama atskirai?
• Kiek dokumentų ir banko operacijų įskaičiuota į kainą ir kas nutinka, kai jų padaugėja?
• Kiek kainuoja vienkartiniai darbai: PVM registracija, ankstesnių laikotarpių taisymas, pagalba VMI patikrinimo metu?

Plačiau apie tai, kas lemia kainą, — straipsnyje kiek kainuoja buhalterinė apskaita.

Terminai ir dokumentų perdavimas

Susitarkite, iki kurios mėnesio dienos perduodate sąskaitas, sutartis ir banko išrašus. Buhalteriui reikia laiko iki savo terminų: GPM313 deklaracija ir SAM pranešimas teikiami iki kito mėnesio 15 d., i.SAF registrai — iki 20 d., PVM deklaracija — iki 25 d. Paklauskite, kaip perduodami dokumentai, per kiek laiko atsakoma į klausimus ir kas pavaduoja buhalterį jo atostogų metu.

Prieigos ir kas pateikia deklaracijas

Sutartyje nurodykite, ar buhalteris pats pateikia deklaracijas, ar tik jas paruošia, o pateikiate jūs. Bigdata deklaracijas ir ataskaitas VMI bei „Sodrai“ pateikia pati, todėl teises suteikiate savo asmeniniam buhalteriui. Prieigas teks suteikti keliose vietose:

• atstovavimo teisės VMI elektroninėse sistemose (Mano VMI, EDS, i.MAS) tvarkomos atskirai, todėl patikrinkite, ar buhalteris turi prieigą prie visų reikalingų sistemų;
• „Sodros“ sistemoje teises buhalteriui suteikia įmonė, o pranešimus elektroniniu parašu gali pasirašyti tik įmonės vadovas arba jo įgaliotas asmuo;
• finansines ataskaitas Registrų centrui teikia vadovas arba jo įgaliotas asmuo;
• banke susitarkite, kaip buhalteris gaus išrašus; mokėjimų teisių jam nereikia, jei mokėjimus tvirtinate patys.

Atsakomybė už klaidas

Paprašykite, kad sutartyje būtų aiškiai parašyta:

• kas atlygina baudas ir delspinigius, jei jie atsirado dėl buhalterio klaidos ar praleisto termino, ir ar ši atsakomybė ribojama suma;
• kas atsako, jei klaida atsirado dėl vėlai ar neteisingai jūsų pateiktų dokumentų;
• ar teikėjas turi civilinės atsakomybės draudimą.

Kai sutartis nutraukiama

Pagal Finansinės apskaitos įstatymą, keičiantis apskaitą tvarkančiam asmeniui, apskaitos dokumentai, registrai ir kita reikalinga informacija turi būti laiku perduoti vadovui arba naujam buhalteriui. Sutartyje numatykite įspėjimo terminą, duomenų perdavimo terminą ir formą (pavyzdžiui, eksportą iš apskaitos programos), taip pat kas parengia paskutinio mėnesio deklaracijas.

Nutraukę sutartį atšaukite buvusio teikėjo teises VMI ir „Sodros“ sistemose ir per 5 darbo dienas atnaujinkite apskaitą tvarkančio asmens duomenis VMI. Daugiau apie perėjimą — straipsnyje kaip pakeisti buhalterį.