Kaip pakeisti buhalterį be nuostolių

Buhalterį galite pakeisti bet kada, tačiau saugiausia tai daryti suplanuotai: nutraukti sutartį laikantis jos sąlygų, perimti visus apskaitos dokumentus ir registrus pagal perdavimo aktą, perduoti prieigas naujam buhalteriui ir per 5 darbo dienas pranešti Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) apie naują apskaitą tvarkantį asmenį. Už tai, kad dokumentai būtų perduoti laiku, atsako įmonės vadovas.

Kas už ką atsako

Pagal Finansinės apskaitos įstatymą apskaitą organizuoja įmonės vadovas: jis parenka apskaitą tvarkantį asmenį ir turi užtikrinti, kad keičiantis buhalteriui apskaitos dokumentai, registrai ir kita reikalinga informacija būtų laiku perduoti naujam apskaitą tvarkančiam asmeniui (13 str.). Buvęs buhalteris privalo laiku perduoti dokumentus vadovui arba jo nurodytam asmeniui (14 str.). Dokumentai saugomi vadovo nustatyta tvarka, o paslaugų teikėjas privalo nedelsdamas perduoti klientui viską, ką gavo teikdamas paslaugas jo naudai (Civilinio kodekso 6.722 str.).

Jei apskaitą perduodate Bigdata, perėmimą iš ankstesnio buhalterio atliekame mes, o sutartį su juo nutraukia ir prieigas suteikia pati įmonė.

Sutarties nutraukimas

Jei apskaitą tvarko apskaitos įmonė ar savarankiškai dirbantis buhalteris, su juo sudaryta paslaugų sutartis. Pagal Civilinio kodekso 6.721 str. klientas gali ją vienašališkai nutraukti net ir pradėjus vykdyti — tada sumoka už jau suteiktas paslaugas ir atlygina protingas išlaidas. Prieš siųsdami pranešimą perskaitykite sutartį: joje gali būti nustatytas įspėjimo terminas ir dokumentų perdavimo tvarka. Jei buhalteris dirba pagal darbo sutartį, taikomos Darbo kodekso taisyklės.

Raštu susitarkite:

• kuris buhalteris pateikia paskutinio mėnesio deklaracijas ir pranešimus (PVM, GPM313, SAM);
• iki kurios datos uždaroma apskaita ir kada perduodami dokumentai;
• kas ir kada išjungia senas prieigas.

Ką perimti pagal aktą

Perdavimo ir priėmimo akte surašoma, kas perduota; aktą pasirašo abi pusės. Paprastai perduodama:

1. Didžioji knyga ir kiti apskaitos registrai, sąskaitų planas, apskaitos politika.
2. Likučiai paskutinei uždarytai datai: banko ir kasos, pirkėjų ir tiekėjų skolos (geriausia — su suderinimo aktais), atsargos, ilgalaikis turtas ir jo nusidėvėjimas.
3. Apskaitos dokumentai: išrašytos ir gautos sąskaitos faktūros, banko išrašai, kasos dokumentai, sutartys, avanso apyskaitos.
4. Darbo užmokesčio dokumentai: darbo laiko apskaitos ir darbo užmokesčio žiniaraščiai, atostogų likučiai.
5. Pateiktų deklaracijų ir pranešimų kopijos, metinės finansinės ataskaitos.
6. Duomenų eksportas iš apskaitos programos, jei keičiama ir programa.

Apskaitos dokumentai, registrai, mokesčių deklaracijos ir metinės finansinės ataskaitos saugomi ne trumpiau kaip 10 metų, o vienas iš darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentų (pavyzdžiui, darbo užmokesčio žiniaraštis) — 50 metų. PVM sąskaitos faktūros saugomos 10 metų nuo išrašymo.

Prieigos ir pranešimai

• VMI. Apie naują apskaitą tvarkantį asmenį VMI pranešama forma FR0791 per 5 darbo dienas nuo pasikeitimo.
• VMI elektroninio deklaravimo sistema (EDS). Naujam buhalteriui suteikite atstovavimo teises, buvusiam — jas panaikinkite.
• „Sodra“. Naujam buhalteriui suteikite teises „Sodros“ sistemoje. Pranešimus elektroniniu parašu pasirašyti gali tik įmonės vadovas arba jo įgaliotas asmuo.
• Bankas ir programos. Išjunkite buvusio buhalterio prieigas prie elektroninės bankininkystės, apskaitos programos ir sąskaitų siuntimo sistemų.

Ką patikrinti perimant

• Ar pateiktos visos paskutinių mėnesių deklaracijos ir pranešimai: GPM313 ir SAM — iki kito mėnesio 15 d., PVM deklaracija — iki kito mėnesio (ketvirčio atveju — kito ketvirčio pirmo mėnesio) 25 d.
• Ar VMI ir „Sodros“ paskyrose nėra nepriemokų ir neatsakytų paklausimų.
• Ar banko ir kasos likučiai apskaitoje sutampa su banko išrašais ir kasos dokumentais.
• Ar laiku patvirtintos ir pateiktos metinės finansinės ataskaitos.

Kada keisti

Patogiausia keisti uždarius mėnesį ar ketvirtį ir pateikus jo deklaracijas. Venkite keisti prieš didžiuosius terminus: pavasarį tvirtinamos ir teikiamos metinės finansinės ataskaitos, o metinė pelno mokesčio deklaracija teikiama iki kitų metų šešto mėnesio 15 d. (kai finansiniai metai sutampa su kalendoriniais — iki birželio 15 d.). Jei keičiate vidury mėnesio, aiškiai sutarkite, kas atsako už to mėnesio deklaracijas.

Dažnos klaidos

• Sutartis nutraukiama nesusitarus, kas pateiks paskutines deklaracijas, ir jos lieka nepateiktos.
• Dokumentai perimami be akto, todėl vėliau neaišku, ko trūksta.
• Neatnaujinami duomenys VMI ir paliekamos buvusio buhalterio prieigos.
• Nesuderinami likučiai, todėl naujas buhalteris tęsia nuo klaidingų skaičių.