PVM sąskaita faktūra ir paprasta sąskaita: privalomi rekvizitai

PVM mokėtojas prekių tiekimą ar paslaugų teikimą įformina PVM sąskaita faktūra (PVM SF), kurioje turi būti visi Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo (PVMĮ) 80 straipsnyje išvardyti rekvizitai. Įmonė, kuri nėra PVM mokėtoja, išrašo paprastą sąskaitą faktūrą su Finansinės apskaitos įstatymo ir Vyriausybės nustatytais rekvizitais. Jei privalomų rekvizitų trūksta, sąskaita neturi juridinės galios: pirkėjas negali pagal ją pripažinti sąnaudų ar atskaityti PVM.

Kas ir kokią sąskaitą išrašo

• PVM mokėtojai išrašo PVM SF kitoms įmonėms, taip pat fiziniams asmenims Lietuvoje. Gyventojui PVM SF nereikia, kai jam išduodamas kasos aparato kvitas.
• Įmonės, kurios nėra PVM mokėtojos, naudoja paprastas sąskaitas faktūras. Parduodant gyventojui ir išdavus kasos aparato kvitą, sąskaitos galima neišrašyti.

Kada įmonė tampa PVM mokėtoja, rašome straipsnyje apie PVM mokėtojo registraciją.

Privalomi PVM sąskaitos faktūros rekvizitai

1. Išrašymo data, serija ir numeris.
2. Tiekėjo pavadinimas, adresas ir PVM mokėtojo kodas.
3. Pirkėjo pavadinimas (gyventojo — vardas ir pavardė) ir adresas, o jei pirkėjas yra PVM mokėtojas, — ir jo PVM mokėtojo kodas (tiekiant Lietuvoje jis nurodomas visais atvejais).
4. Prekių ar paslaugų pavadinimas ir kiekis.
5. Tiekimo data, jei ji nesutampa su išrašymo data (įforminant avansą — avanso gavimo data).
6. Vieneto kaina be PVM ir į ją neįtrauktos nuolaidos.
7. Apmokestinamoji vertė pagal tarifus, PVM tarifas ir PVM suma eurais.
8. Specialiais atvejais — nuoroda: į įstatymo nuostatą, kai taikomas 0 % tarifas ar tiekimas neapmokestinamas; „Atvirkštinis apmokestinimas“; „Pinigų apskaitos sistema“; maržos apmokestinimo schema.

Kai sąskaitos vertė kartu su PVM neviršija 100 €, galima išrašyti supaprastintą PVM SF (išskyrus, pavyzdžiui, prekių tiekimą į kitą ES valstybę) — joje nebūtini adresai, kiekis ir vieneto kaina.

Paprastos sąskaitos faktūros rekvizitai

• dokumento pavadinimas, serija ir numeris (numeriai didėjančia seka, nesikartoja);
• pardavėjo pavadinimas ir kodas;
• išrašymo data, o jei skiriasi, — operacijos data ar laikotarpis;
• pirkėjo pavadinimas ir kodas (veiklos nevykdančio gyventojo vardas, pavardė ir asmens kodas — tik jo pageidavimu);
• prekės ar paslaugos pavadinimas, kiekis su mato vienetais, kaina ir bendra suma.

Popierinės sąskaitos komplektą sudaro ne mažiau kaip du egzemplioriai: pirkėjui ir pardavėjui.

Kada išrašyti

• PVM SF — nedelsiant patiekus prekes ar suteikus paslaugas.
• Tęstinės paslaugos (nuoma, ryšio paslaugos, energija) — galima viena PVM SF už mėnesį, ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 d.
• Prekės į kitą ES valstybę ir paslaugos, už kurias PVM skaičiuoja pirkėjas, — iki kito mėnesio 15 d.
• Gavus avansą, dėl kurio atsiranda prievolė skaičiuoti PVM, išrašoma PVM SF avansui, o galutinėje sąskaitoje atlygis sumažinamas gautu avansu.
• Paprasta sąskaita, kaip ir kiti apskaitos dokumentai, gavėjui pateikiama nedelsiant, ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 d. po operacijos.

Kreditinė ir debetinė sąskaita

Jei po sąskaitos išrašymo pasikeičia kaina ar kiekis, suteikiama nuolaida, prekės grąžinamos ar paslaugų atsisakoma, pradinę sąskaitą išrašęs asmuo išrašo kreditinį dokumentą. Šalims susitarus, pokytį gali įforminti ir pirkėjas, jei jis PVM mokėtojas, — debetiniu dokumentu. Juose nurodomi PVM SF rekvizitai ir tikslinamos sąskaitos data, serija bei numeris, o pakeitimai įtraukiami į abiejų šalių PVM apskaitą.

Elektroninės sąskaitos

Elektroninę PVM SF galima naudoti tik turint išankstinį pirkėjo sutikimą. Ją išrašantis asmuo turi užtikrinti sąskaitos kilmės autentiškumą, turinio vientisumą ir įskaitomumą, pavyzdžiui, elektroniniu parašu ar patikimomis verslo kontrolės priemonėmis. Tos pačios taisyklės taikomos ir elektroninei paprastai sąskaitai. Vyriausybės nustatytais atvejais viešojo sektoriaus pirkėjams ir kitoms perkančiosioms organizacijoms teikiami tik elektroniniai dokumentai per informacinę sistemą „E. sąskaita“.

Ryšys su i.SAF

PVM mokėtojai tvarko išrašytų ir gautų PVM SF registrus, o jų duomenis teikia VMI per i.SAF — elektroninį sąskaitų faktūrų posistemį. Juridiniai asmenys duomenis teikia iki kito mėnesio 20 d. Todėl sąskaitos klaidos, pavyzdžiui, neteisingas pirkėjo PVM mokėtojo kodas, persikelia ir į i.SAF duomenis. Bigdata klientams i.SAF duomenis pateikia buhalteris, todėl svarbu, kad jam perduotos sąskaitos būtų be klaidų. PVM SF saugomos 10 metų nuo išrašymo.

Dažnos klaidos

• Nenurodytas arba neteisingas pirkėjo PVM mokėtojo kodas.
• Numeracija ne iš eilės arba numeris kartojasi.
• Nenurodyta tiekimo data, kai ji skiriasi nuo išrašymo datos.
• Taikomas 0 % tarifas ar atvirkštinis apmokestinimas be privalomos nuorodos.
• Pasikeitus kainai ar kiekiui, keičiama jau išsiųsta sąskaita, užuot išrašius kreditinį dokumentą.
• Elektroninė sąskaita siunčiama be pirkėjo sutikimo.